Warum digitale Archivierung?

Warum digitale Archivierung?

Informationen sind ein großer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile. Die Mehrzahl der Dokumente, die ein Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Protokolle werden nicht mehr gedruckt und dann auf den Postweg gebracht, sondern einfach und schnell per E-Mail versendet. Je nach Branche und Unternehmensgröße kann die Bedeutung digitaler Dokumente natürlich variieren. Sicher ist jedoch, dass diese in den nächsten Jahren auch für Ihr Unternehmen immer wichtiger werden wird.

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigen Prozesse, bieten schnellere Zugriffszeiten und eine dezentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefern sie gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile

Digitale Archivierung ist wirtschaftlich sinnvoll und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen. Unternehmen, die nach Wachstumspotentialen suchen, kommen meist eher früher als spät um den Einsatz eines elektronischen Archivs nicht herum. So ist es nicht verwunderlich, dass Systeme zur digitalen Archivierung in nahezu allen großen Unternehmen bereits seit einigen Jahren verwendet werden.

Heute sind leistungsstarke digitale Archivierungssysteme auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Und diese elektronischen Archive bieten eine Menge an Vorteilen.

Geringer Platzbedarf

Ein digitales Archiv ist schon aufgrund des deutlich geringeren Platzbedarfs kostengünstiger als das Einlagern hunderter von Ordnern. Vom Organisations- und Suchaufwand in einem klassischen Aktenarchiv einmal ganz abgesehen.

Schnellerer Informationszugriff

Anstatt auf der Suche nach einem Dokument Ordner zu wälzen, finden Sie in einem modernen digitalen Archiv, wie beispielsweise StarFinder®, alle Dokumente über eine Suchfunktion. Das ist so einfach wie bei Google. Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein, von dem Sie wissen, dass er in Ihrem Dokument vorkommt. Das kann der Firmenname sein, eine Rechnungsnummer, ein bestellter Artikel oder der Name des Absenders. In weniger als einer Sekunde werden alle betroffenen Dokumente angezeigt.

Optimierte Vorgangsbearbeitung

Durch schnellen Zugriff ist jeder berechtigte Mitarbeiter in der Lage, auf ein Dokument zuzugreifen. Auch Briefpost wird gescannt und im digitalen Archiv abgelegt. So geht nichts mehr verloren. Mit Hilfe von definierten Workflows lassen sich Prozesse einfach abbilden und enorm beschleunigen. Alle Beteiligten werden zeitnah in den Prozess eingebunden und müssen den Empfang bestätigen. Durch die Dokumentation von Workflows ist jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar.

Erleichterung im Arbeitsalltag

Mit einem elektronischen Archiv reduzieren sich monotone Ablage- und Suchtätigkeiten auf ein Minimum. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Sie schaffen Zeit für kreative und anspruchsvolle Arbeiten, die Ihnen bisher gefehlt hat. Durch den Einsatz eines modernen Archivierungssystems steigern Sie die Mitarbeitermotivation und schaffen eine Wissensdatenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, zu den wichtigsten Geschäftsvorfällen auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch die elektronische Ablage müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail versendet werden. Die lästige Fragerei nach der neusten Version einer PowerPoint-Präsentation erübrigt sich, wenn jeder weiß, dass diese im unternehmenseigenen Archiv abgelegt wurde. Gleichzeitig wird so das weitverbreitete Problem der Verwendung von verschiedensten Versionen eines Dokumentes eliminiert.

Verbesserter Kundenservice

Jederzeitiger Zugriff auf relevante Informationen bietet Ihnen auch Vorteile im Kundenservice. Jedes Dokument zu einem Kunden kann schnell und einfach im digitalen Archiv wiedergefunden werden. Selbst E-Mails können in einem modernen System abgelegt und durchsucht werden.

Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz

Verloren gegangene Daten sind in vielen Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Rechnungen landen versehentlich im Papierkorb, wichtige E-Mails werden ohne Skrupel gelöscht oder Verträge werden an nicht autorisierte Personen weitergeleitet, wo sie in der Ablage verstauben. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein BackUp der kompletten Daten und Dateien.

Schützenswerte personenbezogene Daten werden in Kategorien abgelegt, auf die ein sehr begrenzter Mitarbeiterkreis Zugang hat. So liegen keine Zeugnisse mehr offen einsehbar auf Schreibtischen herum und Arbeitsverträge sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein digitales Archiv schafft Rechtssicherheit. Wussten sie beispielsweise, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Und das nicht etwa seit Neustem, sondern seit dem 01.01.2007. Darüber hinaus müssen bei der Archivierung aber auch die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, eingehalten werden. Die einfache Ablage von Dokumenten in einem Windows-Ordner reicht hier keinesfalls aus.

Digitale Archive bieten in Kombination mit einer vollständigen und zeitgerechten Erfassung und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation Revisionssicherheit. Die revisionssichere Archivierung ist in erster Linie für steuerrelevante Daten, sowie Verträge erforderlich.

Fazit

Anhand der hier genannten Beispiele, die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erheben, ist recht klar zu erkennen, welches Potential digitale Archivierung aufweist. Angefangen bei der Verkürzung von Suchvorgängen über den deutlich verringerten Raumbedarf, bis zur Datensicherheit bieten Softwarelösungen wie StarFinder® eine Unmenge an Vorteilen.

Das digitale Archiv StarFinder® Basic beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Das heißt, Sie erhalten eine rechtssichere Komplettlösung fertig installiert und sofort einsatzbereit für 99.- €/Monat.

Quelle: www.starfinder-dms.de

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Autostore

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Autostore

AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen jeder Größe, die die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten. Ob Sie Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare bearbeiten, AutoStore kann die Kosten Ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.

Quelle: www.kyoceradocumentsolution.com

Fünf auf einen Streich: so senken Sie Ihre Druckkosten

Fünf auf einen Streich: so senken Sie Ihre Druckkosten

Fünf auf einen Streich: So senken Sie Ihre Druckkosten

Kosten

Jede Minute werden nach einer Studie von IDC aus dem Jahr 2013 in Westeuropa 1,3 Millionen Seiten ausgedruckt. Stellen Sie sich vor, Sie könnten in Ihrem Unternehmen überflüssige Ausdrucke minimieren? Durch fünf Entscheidungen rund um Ihre Drucker- und Scanner- Landschaft können Sie signifikant Kosten einsparen. Senken Sie die Toner- und Tintenkosten, die Wartungsintervalle, steigern Sie die Produktivität und Sicherheit der Fachabteilungen, minimieren Sie die Ausfallzeiten der Drucker und ändern Sie Ihren Corporate Font. Wie das geht und warum?

  1. Standardisieren Sie Ihre Drucker- und Scanner-Kombinationsgeräte

Drucker kommen und gehen. Je nach Bedarf oder Not und aktuell verfügbaren Modellen organisiert sich die Ersatzbeschaffung in den Fachabteilungen eher organisch, oder wildwüchsig. Entsprechend heterogen sieht vermutlich im ganzen Unternehmen die Druckerinfrastruktur aus, mit 20 Modellen von vier Herstellern. Vermutlich hat in Ihrem Unternehmen auch noch jeder kleine „Fürst“ seinen eigenen Drucker, denn vertrauliche Papiere sollen sein Büro nicht verlassen. Die IT-Abteilung hat hinterher die Arbeit: Immer wieder müssen Druckertreiber installiert oder aktualisiert werden; oder es sind Probleme durch den Support zu lösen, die nur für ein einziges Modell zu erarbeiten sind. Und dann stehen in manchen Abteilungen eventuell noch uralte Geräte, die alleine im Stand-by-Betrieb 20 oder mehr Watt Leistung Strom ziehen? Dann wird es Zeit, über einen einheitlichen Drucker- und Scanner-Park nachzudenken. Häufig lohnt es sich, eine komplett neue Flotte anzuschaffen. Je nach Bedarf in den Abteilungen haben Sie dann eventuell nur noch fünf statt vorher 20 Modelle, für die Sie Druckertreiber, Toner-Kartuschen und Support vorhalten müssen.

  1. Toner bestellen sich selber

Bei der Auswahl von Hersteller und Modell müssen Sie die nächsten Entscheidungen fällen, die sich später nachhaltig auf Druckvolumen und -kosten auswirken. Wie jeder gute Kaufmann wissen Sie, dass der Gewinn im Einkauf liegt. Wenn Sie von einem Produkt eine hohe Stückzahl ordern, sinkt der Einzelpreis. Diesen Skaleneffekt erzielen Sie, wenn Sie sich für Drucker entscheiden, die die gleichen Toner benötigen. Noch besser sind Geräte, die automatisch Toner bestellen, wenn dieser zur Neige geht. Damit stellen Sie sicher, dass alle Geräte in den Abteilungen immer funktionieren und keine Produktivitätsverluste durch fehlenden Toner entstehen.

  1. Print & Follow-Lösungen vermeiden Fehlausdrucke

Eine Ursache für Fehlausdrucke entsteht vor allem in großen Teams, die sich einen Drucker teilen oder auf mehrere Geräte zugreifen können. Dann kommt es immer wieder vor, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Druckaufträge erteilen, die aber nacheinander abgearbeitet werden. Die ungeduldigen Kollegen drucken dann über einen anderen Drucker erneut aus. Deshalb quellen manchmal im Kopierraum abends auch die Abfalleimer über, weil nicht benötigte Ausdrucke einfach entsorgt werden. Die Lösung heißt Print & Follow. Bei einer solchen Funktionalität kann der Nutzer zu jedem Drucker im Unternehmen gehen und erhält dort seinen Ausdruck. Möglich macht dies die Identifikation durch PIN oder andere Lösungen direkt am Drucker.

  1. Sicherheit durch Authentifizierung

Noch besser ist es natürlich, diese Drucker-Funktionalität direkt in Ihre Sicherheitsarchitektur einzubauen. Mit einer Authentifizierung durch SmartCard, Transponder-Chip oder durch ein beliebiges Verfahren wird heute schon in vielen Unternehmen die Zugangskontrolle gesteuert. In diese lassen sich auch alle Drucker integrieren. Damit erschließen Sie völlig neue Nutzungsoptionen. Da der Druck erst gestartet wird, wenn der Prozess-Owner neben dem Drucker steht, geraten vertrauliche Dokumente nicht mehr in die falschen Hände. Und: Der Außendienst kann mit seinen mobilen Endgeräten auf jedem Drucker im Unternehmen ausdrucken. Ein weiterer Vorteil der Authentifizierung liegt darin, dass Sie die Kostenerfassung für die Abteilungen nachvollziehbar dokumentieren. Für Ihre interne Budgetierung, Leistungsverrechnung und Abrechnung sind das unschlagbare Vorteile.

  1. Regelwerk: Druck-Knigge für Anfänger

Wie bei allen Effizienzmaßnahmen im Unternehmen steckt immer auch viel Potenzial für Einsparungen im Verhalten der Mitarbeiter. Stellen Sie daher ein kleines Regelwerk als „Druck-Knigge für Anfänger“ für Ihr Unternehmen auf. Mit einem Augenzwinkern können Sie vermitteln, wie die Kolleginnen und Kollegen Papier sparen könnten. Beispielsweise: Erst Lesen und entscheiden, ob eine E-Mail wirklich wichtig ist und ausgedruckt werden muss. Oder: Erst mit der Rechtschreibkontrolle von Word einen Brief korrigieren, als ihn jedes Mal zunächst noch mit Fehlern auszudrucken. Wichtig ist auch, das Druckverhalten bei PowerPoint-Präsentationen zu hinterfragen. Hier entstehen oft seitenweise Farbausdrucke, die nach einem Korrekturlauf Makulatur werden. Geben Sie den Kollegen doch den Tipp, ihre Präsentation zunächst mit großer Projektion am Beamer zu üben, alle Fehler im Team zu korrigieren und erst dann final auszudrucken.

Fazit:

Ein einheitlicher Druckerpark mit modernen Funktionen senkt die Gesamtkosten. Zudem senken Sie die Wartungskosten, wenn der Drucker seinen Originaltoner automatisch bestellt und Sie durch einen Rahmenvertrag mit dem Lieferanten Skaleneffekte im Einkauf erzielen. Nehmen Sie die Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen mit ins Boot und geben Sie ihnen praktische Tipps, wie sie Ausdrucke vermeiden und dadurch Papier und Toner rationaler nutzen können.

Quelle: www.kyoceradocumentsolution.com