Der digitale Schatz Ihres Unternehmens

Der digitale Schatz Ihres Unternehmens

Informationen und Wissen vermehren sich schnell, Personal wechselt immer häufiger und die Unternehmen werden größer, verzweigter und meistens auch unübersichtlicher. Viele Unternehmen sitzen auf einem wahren Schatz von Informationen, wissen ihn jedoch nicht zu managen und zu nutzen. „Wissen zu managen ist ebenso wichtig, wie Finanzen zu managen“, sagte einst Prof. Hans-Jörg Bullinger, Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft.

Dazu redet alle Welt über die Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Finden Sie Ihren digitalen Schatz und bündeln Sie ihn zentral für Ihre Mitarbeiter.

Der digitale Schatz

Informationen sind im ganzen Unternehmen verteilt: in Archivräumen, in Ordnern, in Akten, auf Schreibtischen, in Laufwerken, in E-Mail-Postfächern und auf dem Desktop. Die meist schwer zugänglichen Insellösungen verbergen viel wertvolles Wissen, das leider verschollen bleibt, wenn es nicht auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Das ewige Suchen kostet Zeit, Nerven, Mitarbeiter und viel Geld.

Es gilt, alle Informationen im Unternehmen zentral und sicher zu archivieren, bequem durchsuchbar zu machen und Workflows zu automatisieren. So wird das Wissen effizient genutzt. Die Basis sind elektronische Dokumente.

Befreien Sie E-Mails aus dem Posteingang

Auf einem Computer sammeln sich in einer Woche hunderte E-Mails. Im Extremfall wird täglich diese hohe Anzahl an elektronischer Post empfangen. Viele dieser E-Mails schlummern meistens friedlich in den Posteingängen der Mitarbeiter vor sich hin.

Benötigt ein Kollege eine Information aus der E-Mail, wird sie zuerst mühsam gesucht und anschließend an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. So wandern und liegen eine Menge an E-Mails im Unternehmen rum und verbrauchen immer mehr Speicherplatz. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen tätig, sind seine E-Mails nicht mehr erreichbar und das Wissen geht verloren. Archivieren Sie Ihre E-Mails übersichtlich und rechtssicher. Ermöglichen Sie gezielt den Mitarbeitern schnellen Zugang, die diese Informationen für ihre Arbeit benötigen.

Wissen langfristig sichern

In einem digitalen Archiv findet die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen, statt.

Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Workflows zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Elektronische Akten vereinfachen das gemeinsame Arbeiten enorm, denn alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Alle Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit einzubringen – z. B. über praktische Notizfunktionen.

Mit dieser transparenten Form der Informations- und Wissensablage bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll auszunutzen und einzubringen.

Quelle: www.starfinder-dms.de