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Nicht verzweifeln: In nur 4 Stunden machen wir Ihr Unternehmen GoBD-konform

mit dem Ablauf der Übergangsfrist der GoBD zum 31.12.2016 schloss der Gesetzgeber jegliche Hintertür für die Umsetzung der seit 2015 gültigen Richtlinien für Datenspeicherung und Archivierung.

Als Unternehmer sind Sie sicherlich darüber informiert, möglicherweise haben Sie bereits konkrete Schritte in Planung oder schon vollzogen.

In dieser Entscheidungsphase möchten wir Ihnen unsere START-SMART-AKTION mit dem StarFinder® Digitalarchiv vorschlagen.

Ziel der START-SMART-AKTION ist es, Unternehmen den schnellen und einfachen Weg in die GoBD-Konformität zu ermöglichen.

StarFinder® ist verplombt und damit revisionssicher und speichert unveränderbar und unlöschbar Dokumente, Dateien und E-Mails.

Wir garantieren für eine erstklassige Implementierung des Systems in Ihre bestehende IT-Umgebung sowie die Anpassung an Schnittstellen wie Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Für Nutzer von DATEV Unternehmen Online oder einem vergleichbaren System besteht die Option der vollautomatischen Belegübergabe and das oder aus dem Digitalarchiv.

Wie Sie sehen, geht es nicht nur um Rechtskonformität, sondern auch um die Chance, Arbeitsprozesse zu erleichtern und weniger fehleranfällig zu gestalten.

Es ist wichtig, jetzt mit einem Digital Archiv zu starten. Für die vollumfängliche Umsetzung aller Anforderungen stehen wir als Partner zur Verfügung.

Archiviert Ihr Unternehmen schon…..#GoBD konform?

Erfüllen Sie die Regelungen vollständig?

dezember

Übergangsfrist endet
Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt.
Das heißt: Die Schonfrist endet zum 31. Dezember 2016 endgültig. Die Auswirkungen für Unternehmen können schwerwiegend sein. Ein Verstoß gegen die GoBD kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen.

Was sind die GoBD?
Die GoBD 2015 beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne
Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.

Was ist zu tun?
Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen den Anforderungen der GoBD genügen.
Zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit,
Unveränderbarkeit, Aufbewahrung als auch die der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit sowie der Regelungen zum Datenzugriff ist eine rechtssichere Archivierungslösung unverzichtbar.

Die Lösung
StarFinder® ist die Suchmaschine für Informationen, Dokumente, Dateien, E-Mails u.v.m. in Ihrem hausinternen Netzwerk. Das Digital Archiv ist die Komplettlösung inkl. versiegelter Hardware und ist rechtskonform für die Archivierung gem. GoBD 2015.
Rufen Sie uns noch heute an!

Quelle: www.starfinder-dms.de

Der digitale Schatz Ihres Unternehmens

Der digitale Schatz Ihres Unternehmens

Informationen und Wissen vermehren sich schnell, Personal wechselt immer häufiger und die Unternehmen werden größer, verzweigter und meistens auch unübersichtlicher. Viele Unternehmen sitzen auf einem wahren Schatz von Informationen, wissen ihn jedoch nicht zu managen und zu nutzen. „Wissen zu managen ist ebenso wichtig, wie Finanzen zu managen“, sagte einst Prof. Hans-Jörg Bullinger, Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft.

Dazu redet alle Welt über die Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Finden Sie Ihren digitalen Schatz und bündeln Sie ihn zentral für Ihre Mitarbeiter.

Der digitale Schatz

Informationen sind im ganzen Unternehmen verteilt: in Archivräumen, in Ordnern, in Akten, auf Schreibtischen, in Laufwerken, in E-Mail-Postfächern und auf dem Desktop. Die meist schwer zugänglichen Insellösungen verbergen viel wertvolles Wissen, das leider verschollen bleibt, wenn es nicht auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Das ewige Suchen kostet Zeit, Nerven, Mitarbeiter und viel Geld.

Es gilt, alle Informationen im Unternehmen zentral und sicher zu archivieren, bequem durchsuchbar zu machen und Workflows zu automatisieren. So wird das Wissen effizient genutzt. Die Basis sind elektronische Dokumente.

Befreien Sie E-Mails aus dem Posteingang

Auf einem Computer sammeln sich in einer Woche hunderte E-Mails. Im Extremfall wird täglich diese hohe Anzahl an elektronischer Post empfangen. Viele dieser E-Mails schlummern meistens friedlich in den Posteingängen der Mitarbeiter vor sich hin.

Benötigt ein Kollege eine Information aus der E-Mail, wird sie zuerst mühsam gesucht und anschließend an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. So wandern und liegen eine Menge an E-Mails im Unternehmen rum und verbrauchen immer mehr Speicherplatz. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen tätig, sind seine E-Mails nicht mehr erreichbar und das Wissen geht verloren. Archivieren Sie Ihre E-Mails übersichtlich und rechtssicher. Ermöglichen Sie gezielt den Mitarbeitern schnellen Zugang, die diese Informationen für ihre Arbeit benötigen.

Wissen langfristig sichern

In einem digitalen Archiv findet die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen, statt.

Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Workflows zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Elektronische Akten vereinfachen das gemeinsame Arbeiten enorm, denn alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Alle Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit einzubringen – z. B. über praktische Notizfunktionen.

Mit dieser transparenten Form der Informations- und Wissensablage bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll auszunutzen und einzubringen.

Quelle: www.starfinder-dms.de

Was ist nach den GoBD zu beachten? 7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Was ist nach den GoBD zu beachten? 7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Zu Beginn des Jahres 2016 darf dieses Thema auf keinen Fall fehlen, denn es gehörte auf jeden Fall zu den größten Änderungen im vergangenen Jahr: Die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Der Jahreswechsel ist meistens die Zeit, in der Unternehmen Ordnung in ihre Unterlagen bringen. Aber in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen herrscht immer noch Unklarheit. Die geänderten GoBD sorgten und sorgen immer noch für Verwirrung.

7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Seit zum 1.1.2015 die GoBD in Kraft getreten sind, kommen viele Neuerungen auf Unternehmen zu. Denn die GoBD gelten für alle, die nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Buchführungen oder Aufzeichnungen zu führen. Arbeiten Sie bereits GoBD-konform? Oder schieben Sie die korrekte Umsetzung vor sich her?

Wir geben Ihnen sieben Tipps für die praktische Umsetzung der GoBD.

  1. Informieren Sie sich!

    Viele Firmen haben sich bisher immer noch nicht ausreichend mit den GoBD-Vorschriften beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor dem Betriebsprüfer. Bereits jetzt finden strenge Betriebsprüfungen in Unternehmen statt. Informieren Sie sich jetzt, bevor ein Mahnbescheid garantiert ist.

  2. Prüfen Sie Ihre Buchhaltung!

    Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung zu kennen, reicht alleine nicht aus – sie müssen umgesetzt werden. Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

  3. Buchen Sie zeitnah!

    Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.

  4. Archivieren Sie elektronisch!

    Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt: Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie Papiersysteme. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die als PDF ankommt, muss auch so aufbewahrt werden.

  5. Behalten Sie Kontrolle!

    Wird ein papierloses Arbeiten nach GoBD angestrebt und eine Verfahrensdokumentation erstellt, schreiben die GoBD vor, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Dazu gehören: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen, Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

  6. Vermeiden und verringern Sie Papierberge!

    Erlaubt ist nun ausdrücklich, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist nur in einer sog. Verfahrensdokumentation zu dokumentieren, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.Hier können Sie Ihre Musterverfahrensdokumentation herunterladen!

  7. GoBD-zertifizierte Lösung einsetzen!

    Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente. Mit StarFinder® nutzen Sie ein digitales Archiv, das in Ihrem Unternehmen die Voraussetzungen zur Einhaltung aller relevanten Gesetze schafft. Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind mit StarFinder® einfach und sicher einzuhalten. StarFinder® lässt sich problemlos an Ihr eigenes ERP-System anbinden.

Printer Asset Management und wie es funktioniert

Printer Asset Management und wie es funktioniert

Die Beschaffungsprozesse rund um die Geräteflotte verursachen häufig hohe Verbrauchskosten und binden unnötig Kapital sowie teurere Arbeitszeit. Gründe sind die mangelnde zentrale übersicht über den Verbrauchsstatus, der hohe Aufwand für manuelle Bestell- und Verwaltungsprozesse und die fehlende Anbindung an Lieferanten und Servicepartner. Mit unserem DBS-Fleetmanager gewinnen mittelständische und große Unternehmen den zentralen überblick über ihre Druckerinfrastruktur und optimieren und automatisieren ihre Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse.

Die Vorteile im Überblick

  • Alle erfolgsrelevanten Aspekte der Output-Systeme zentral im Überblick
  • Minimierung von Materiallagerung und Kapitalbindung durch bedarfsorientiert optimierte Bestellungen
  • Prozess- und Qualitätssicherheit durch den automatisierten elektronischen Bestellprozess ohne Medienbrüche
  • Verbesserte Geräteverfügbarkeit sowie Entlastung der IT-Abteilung
  • fundierte Entscheidungen durch aussagekräftiges Reporting
  • Insgesamt sinkende Kosten für Gerätebetrieb, Materialbeschaffung und Flottenverwaltung
Achtung Re-Pack-Toner!

Achtung Re-Pack-Toner!

Vorsicht vor der Verlockung: Warum Sie beim Tonerkauf auf Originalware achten sollten

Insbesondere im Internet findet man eine Reihe von Angeboten, in denen man vermeintlichen KYOCERA-Originaltoner zu einem deutlich niedrigeren Preis erwerben kann. Doch wie so oft haben derartige, auf den ersten Blick verlockende Angebote ihre Tücken.
Ein Beispiel für solche Angebote sind sogenannte „Re-Pack-Toner“, die momentan vermehrt im Umlauf sind. Die Re-Pack-Toner-Anbieter agieren häufig auf Niedrigstpreisniveau und werben damit, dass es sich bei dem von ihnen vertriebenen Toner um KYOCERA-Originalware handelt. Entschließt man sich zum Kauf, erhält man dann allerdings bei Lieferung den Toner in einer weitestgehend neutralen Verpackung. Meist ist darauf eine Aufschrift oder ein Aufkleber zu finden, auf dem behauptet wird, der Inhalt sei „Original Kyocera TK-XXX“. Teilweise wird vermerkt, dass die Ware aus verschiedensten Gründen umverpackt werden musste.
Wer eine so gestaltete Verpackung erhält, sollte sofort misstrauisch werden: Bei dem erworbenen Produkt handelt es sich um Toner, der weder von KYOCERA autorisiert ist noch über autorisierte Vertriebswege in Umlauf gebracht wurde. Dementsprechend kann weder die Qualität noch die Echtheit dieser Produkte bestätigt oder gewährleistet werden.

Mechanische Schäden und schlechte Druckqualität
Die Verwendung eines solchen Toners kann jedoch zu erheblichen Schäden an Druckern und Multifunktionssystemen führen. So ist es möglich, dass Fremdtoner verklumpt und auf Dauer die Fixiereinheit sowie andere für den Betrieb des Druckers wichtige Komponenten verschmutzt. Dies führt nicht nur zu verschmierten Ausdrucken: Schlimmstenfalls kann die Maschine einen Defekt erleiden, der eine Reparatur oder sogar die Neuanschaffung des Systems nötig macht. Für den Benutzer dabei besonders ärgerlich: Ist der Einsatz von Fremdtoner die Ursache für den Defekt, kann KYOCERA keinen Anspruch auf Gewährleistung oder Garantie übernehmen! Das vermeintliche Schnäppchen kommt dem Käufer somit am Ende teuer zu stehen.
Doch selbst wenn es nicht zu einer Beschädigung des Systems kommt – auch qualitativ lässt Re-Pack- bzw. Fremdtoner häufig zu wünschen übrig: Fehlerbilder bei Ausdrucken sind die Regel. Besonders häufig kommen dabei unterschiedlich ausgeprägte Farb- beziehungsweise Grauschleier vor, ebenso wie Flecken und Streifen auf den Ausdrucken.

Nur mit dem Original: So erkennen Sie KYOCERA-Toner
Um ungewollte Schäden und Qualitätsminderungen zu vermeiden, sollten Sie ausschließlich mit KYOCERA-Originaltoner arbeiten. Die von KYOCERA autorisierten Händler nutzen ausschließlich Originalverpackungen, die sie im Bild oben sehen. Toner in neutralen Verpackungen sind hingegen nicht autorisiert. Bei Zweifeln an der Echtheit des Toners wenden Sie sich gerne an uns. Wird nicht die gewünschte Originalware geliefert, sollten Sie zudem bei Ihrer Bezugsquelle umgehend eine Reklamation anmelden. Originaltoner bekommen Sie selbstverständlich auch bei uns.

 

 

Quelle: www.kyoceradocumentsolution.de

Wissen ist Macht: Digitale Archivierung ohne Grenzen

Wissen ist Macht: Digitale Archivierung ohne Grenzen

Wissen ist Macht“ – das wusste der Philosoph Francis Bacon bereits im 16. Jahrhundert. Wissen ist die Basis aktiven Handelns, sei es in Bezug auf die Wirtschaft, Gesellschaft oder das eigene Leben.
Für Unternehmen bringt Wissen aber nur entscheidende Wettbewerbsvorteile, wenn es schnell gefunden wird. Es gilt also, alle wesentlichen Informationen von den Computern und aus den Köpfen der Mitarbeiter zu archivieren und im Unternehmen zu teilen.

Wissen verfügbar machen
Jedes Unternehmen kennt folgende Situation: Kurz bevor ein langjähriger Mitarbeiter geht, bricht auf einmal Panik aus. Den Vorgesetzten und Kollegen wird klar, auf welches Wissen und welche wertvollen Erfahrungen sie zukünftig verzichten müssen. In den meisten Fällen wird spontan ein junger Kollege ausgewählt, an den das Wissen weitergegeben werden soll, damit es im Unternehmen bleibt. Wer kann jedoch in ein paar Wochen das eigene Know-how vollständig an den Nachwuchs übertragen? Und wie lange bleibt der junge Kollege dem Unternehmen treu?
Das Wissen einzelner Mitarbeiter dient nur so lange, wie sie dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Für Unternehmen ist es äußerst wichtig, das Wissen aller Mitarbeiter verfügbar zu machen. An einer systematischen Archivierung aller Informationen führt kein Weg vorbei – strategisch und rechtlich.

Wissen digitalisieren, archivieren und finden
Die meisten Informationen im Unternehmen sind heutzutage elektronisch vorhanden. Vor allem die E-Mail-Postfächer enthalten viel nützliches Wissen. Denn bereits Rechnungen und Verträge werden heutzutage elektronisch versendet. Umso verwunderlicher, dass es in vielen Unternehmen nach wie vor kein einheitliches digitales Archiv für Dokumente und E-Mails gibt. Häufig werden sogar komplette E-Mail-Postfächer gelöscht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
In andere Firmen wird das Abspeichern von relevanten Dokumenten und E-Mails den Mitarbeitern überlassen. Der Rest geht verloren. Viele Mitarbeiter haben gar nicht genug Zeit, neben dem Tagesgeschäft eine gewissenhafte Archivierung zu führen. So verschenkt das Unternehmen wertvolles Potenzial und verstößt dazu gegen rechtliche Vorschriften.
Die systematische Archivierung aller handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form ist ein Thema, mit dem sich Unternehmen zwangsläufig beschäftigen müssen. Denn diese unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften und müssen laut den GoBD korrekt aufbewahrt werden. Der Aufwand lohnt sich, auch für kleine und mittelständische Unternehmen, denn ein digitales Archiv ist die Basis für effektives Wissensmanagement.

Digitale Archivierung ohne Grenzen
StarFinder® ist ein innovatives, digitales Archivierungssystem, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig archivieren und arbeiten können. Alle Dateien, Dokumente und E-Mails legen Sie einfach und revisionssicher ab und finden Sie bei Bedarf blitzschnell wieder.
Das digitale Archiv kann mehr als “nur” Dokumente verwalten. Es eignet sich auch hervorragend zur E-Mail-Archivierung. E-Mails werden dauerhaft gesichert, schnell wiedergefunden und lassen sich einfach in Workflows einbinden.
Sind E-Mails mit Anhang im digitalen Archiv integriert, können sie wie Dokumente im Volltext oder nach Metadaten durchsucht werden und die gewünschten Informationen stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung. Werden z. B. alle E-Mails eines Kunden in der entsprechenden Kundenakte archiviert, kann die vollständige Historie der elektronischen Kommunikation nachvollzogen werden.
Mit einem digitalen Archiv entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, bündeln Ihr komplettes Unternehmenswissen an einem Ort und sparen erhebliche Kosten ein. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen und aktuellsten Wissenstand!

Fragen Sie uns,..löchern Sie uns..wir freuen uns auf Ihr Feedback

Oder kommen Sie direkt bei uns vorbei!

 

 

 

Quelle: www.starfinder-dms.de

Warum digitale Archivierung?

Warum digitale Archivierung?

Informationen sind ein großer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile. Die Mehrzahl der Dokumente, die ein Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Protokolle werden nicht mehr gedruckt und dann auf den Postweg gebracht, sondern einfach und schnell per E-Mail versendet. Je nach Branche und Unternehmensgröße kann die Bedeutung digitaler Dokumente natürlich variieren. Sicher ist jedoch, dass diese in den nächsten Jahren auch für Ihr Unternehmen immer wichtiger werden wird.

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigen Prozesse, bieten schnellere Zugriffszeiten und eine dezentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefern sie gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile

Digitale Archivierung ist wirtschaftlich sinnvoll und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen. Unternehmen, die nach Wachstumspotentialen suchen, kommen meist eher früher als spät um den Einsatz eines elektronischen Archivs nicht herum. So ist es nicht verwunderlich, dass Systeme zur digitalen Archivierung in nahezu allen großen Unternehmen bereits seit einigen Jahren verwendet werden.

Heute sind leistungsstarke digitale Archivierungssysteme auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Und diese elektronischen Archive bieten eine Menge an Vorteilen.

Geringer Platzbedarf

Ein digitales Archiv ist schon aufgrund des deutlich geringeren Platzbedarfs kostengünstiger als das Einlagern hunderter von Ordnern. Vom Organisations- und Suchaufwand in einem klassischen Aktenarchiv einmal ganz abgesehen.

Schnellerer Informationszugriff

Anstatt auf der Suche nach einem Dokument Ordner zu wälzen, finden Sie in einem modernen digitalen Archiv, wie beispielsweise StarFinder®, alle Dokumente über eine Suchfunktion. Das ist so einfach wie bei Google. Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein, von dem Sie wissen, dass er in Ihrem Dokument vorkommt. Das kann der Firmenname sein, eine Rechnungsnummer, ein bestellter Artikel oder der Name des Absenders. In weniger als einer Sekunde werden alle betroffenen Dokumente angezeigt.

Optimierte Vorgangsbearbeitung

Durch schnellen Zugriff ist jeder berechtigte Mitarbeiter in der Lage, auf ein Dokument zuzugreifen. Auch Briefpost wird gescannt und im digitalen Archiv abgelegt. So geht nichts mehr verloren. Mit Hilfe von definierten Workflows lassen sich Prozesse einfach abbilden und enorm beschleunigen. Alle Beteiligten werden zeitnah in den Prozess eingebunden und müssen den Empfang bestätigen. Durch die Dokumentation von Workflows ist jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar.

Erleichterung im Arbeitsalltag

Mit einem elektronischen Archiv reduzieren sich monotone Ablage- und Suchtätigkeiten auf ein Minimum. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Sie schaffen Zeit für kreative und anspruchsvolle Arbeiten, die Ihnen bisher gefehlt hat. Durch den Einsatz eines modernen Archivierungssystems steigern Sie die Mitarbeitermotivation und schaffen eine Wissensdatenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, zu den wichtigsten Geschäftsvorfällen auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch die elektronische Ablage müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail versendet werden. Die lästige Fragerei nach der neusten Version einer PowerPoint-Präsentation erübrigt sich, wenn jeder weiß, dass diese im unternehmenseigenen Archiv abgelegt wurde. Gleichzeitig wird so das weitverbreitete Problem der Verwendung von verschiedensten Versionen eines Dokumentes eliminiert.

Verbesserter Kundenservice

Jederzeitiger Zugriff auf relevante Informationen bietet Ihnen auch Vorteile im Kundenservice. Jedes Dokument zu einem Kunden kann schnell und einfach im digitalen Archiv wiedergefunden werden. Selbst E-Mails können in einem modernen System abgelegt und durchsucht werden.

Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz

Verloren gegangene Daten sind in vielen Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Rechnungen landen versehentlich im Papierkorb, wichtige E-Mails werden ohne Skrupel gelöscht oder Verträge werden an nicht autorisierte Personen weitergeleitet, wo sie in der Ablage verstauben. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein BackUp der kompletten Daten und Dateien.

Schützenswerte personenbezogene Daten werden in Kategorien abgelegt, auf die ein sehr begrenzter Mitarbeiterkreis Zugang hat. So liegen keine Zeugnisse mehr offen einsehbar auf Schreibtischen herum und Arbeitsverträge sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein digitales Archiv schafft Rechtssicherheit. Wussten sie beispielsweise, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Und das nicht etwa seit Neustem, sondern seit dem 01.01.2007. Darüber hinaus müssen bei der Archivierung aber auch die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, eingehalten werden. Die einfache Ablage von Dokumenten in einem Windows-Ordner reicht hier keinesfalls aus.

Digitale Archive bieten in Kombination mit einer vollständigen und zeitgerechten Erfassung und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation Revisionssicherheit. Die revisionssichere Archivierung ist in erster Linie für steuerrelevante Daten, sowie Verträge erforderlich.

Fazit

Anhand der hier genannten Beispiele, die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erheben, ist recht klar zu erkennen, welches Potential digitale Archivierung aufweist. Angefangen bei der Verkürzung von Suchvorgängen über den deutlich verringerten Raumbedarf, bis zur Datensicherheit bieten Softwarelösungen wie StarFinder® eine Unmenge an Vorteilen.

Das digitale Archiv StarFinder® Basic beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Das heißt, Sie erhalten eine rechtssichere Komplettlösung fertig installiert und sofort einsatzbereit für 99.- €/Monat.

Quelle: www.starfinder-dms.de